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Etapas de la gestión documental

DATECSA S. A., ha desarrollado estrategias para la administración de la información a lo largo del ciclo de vida de los documentos, permitiendo tomar el control de la información durante cada una de sus etapas.

Nuestras estrategias parten de la selección de aliados de negocioestratégicos como IBM, NSI, Kyocera, etc., que nos proveen sistemas de Enterprise Content Management (ECM), que garantizan el éxito en la intervención de sus procesos organizacionales, la administración de los documentos y la información de su empresa.

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1

CAPTURA

Esta fase se refiere al control de ingreso de la información a los procesos documentales, ya sea a partir de las imágenes obtenidas de documentos físicos o de información contenida en otras fuentes tales como correo electrónico y otros formatos digitales. En este punto, los multifuncionales y escáneres ofrecidos en nuestras soluciones permiten la obtención de esta información, complementada con tecnologías estándares en el mercado las cuales se integran a los sistemas de información de nuestros clientes.

2

TRÁMITE

El trámite es la etapa que interactúa con todas las demás etapas en forma directa, como resultado de las funciones administrativas que se gestionan en la empresa. DATECSA cuenta con un portafolio de soluciones documentales que permiten optimizar el flujo de información dentro de la compañía, adicionalmente, cuenta con expertos en los diferentes sectores de la economía para ofrecer consultorías en mejoramiento de procesos y optimización de los flujos de información.

3

DISTRIBUCIÓN

Una vez que la información ha circulado sobre los sistemas a través de los procesos organizacionales, es necesario que el resultado de cada proceso sea entregado a quien requiere la información. Nuestras soluciones tienen la posibilidad de distribuir información de diferentes maneras, entre las cuales se tienen publicaciones Web, correos electrónicos, integraciones con sistemas ERP, CRM, incluso la impresión de nuevos documentos.

4

PRESERVACIÓN

Las soluciones provistas por DATECSA, disponen de repositorios de contenido confiables, los cuales permiten el establecimiento de políticas de seguridad para el acceso a la información y la capacidad para estructurar diferentes niveles de agrupamiento de la misma, de tal forma que se garantice su manejo acorde a las necesidades de cada área.

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CAPTURA

Esta fase se refiere al control de ingreso de la información a los procesos documentales, ya sea a partir de las imágenes obtenidas de documentos físicos o de información contenida en otras fuentes tales como correo electrónico y otros formatos digitales. En este punto, los multifuncionales y escáneres ofrecidos en nuestras soluciones permiten la obtención de esta información, complementada con tecnologías estándares en el mercado las cuales se integran a los sistemas de información de nuestros clientes.

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TRÁMITE

El trámite es la etapa que interactúa con todas las demás etapas en forma directa, como resultado de las funciones administrativas que se gestionan en la empresa. DATECSA cuenta con un portafolio de soluciones documentales que permiten optimizar el flujo de información dentro de la compañía, adicionalmente, cuenta con expertos en los diferentes sectores de la economía para ofrecer consultorías en mejoramiento de procesos y optimización de los flujos de información.

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DISTRIBUCIÓN

Una vez que la información ha circulado sobre los sistemas a través de los procesos organizacionales, es necesario que el resultado de cada proceso sea entregado a quien requiere la información. Nuestras soluciones tienen la posibilidad de distribuir información de diferentes maneras, entre las cuales se tienen publicaciones Web, correos electrónicos, integraciones con sistemas ERP, CRM, incluso la impresión de nuevos documentos.

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PRESERVACIÓN

Las soluciones provistas por DATECSA, disponen de repositorios de contenido confiables, los cuales permiten el establecimiento de políticas de seguridad para el acceso a la información y la capacidad para estructurar diferentes niveles de agrupamiento de la misma, de tal forma que se garantice su manejo acorde a las necesidades de cada área.